Automatizando herramientas de Office con Flow

Un saludo amigo lector, en esta ocasión traemos la manera de automatizar un proceso por medio de las herramientas que nos brinda office en su versión empresarial. Para esto utilizaremos los que es un formulario que podremos poner en nuestra web o compartirla por medio de un link, o por medio de las diferentes opciones que nos brinda la herramienta Microsoft Flow. Así como agregar diferentes acciones a realizar después de obtener la respuesta de dicho formulario.

1.- Crearemos un formulario
Presionaremos el botón nuevo formulario.

Una vez dentro, le daremos un titulo y un pequeño texto informativo. Seguido de esto iremos formulado las preguntas, y en ellas iremos configurando a medida de los datos que queramos recibir.

Podemos hacer que los campos sean o no obligatorios asi como podemos ver en la siguiente ilustración:

 

Después de agregar todas la preguntas que queremos que nuestro formulario contenga podremos ir a la parte superior derecha de esta pantalla y observar que los cambios se han guardado, también podremos encontrar la opción de ver una vista previa del formulario como la opción de compartir.

Una vez listo esto podremos cerrar esta ventana y regresar al listado de aplicaciones de office para buscar la opción de de Flow.

2.- Accedemos a Flow
Filtramos en el buscador de aplicaciones flow.

Una vez que accedemos nos vamos a la opción “Mis Flujos” ubicado en la barra superior en la segunda opción de izquierda a derecha. Y ahí buscaremos la opción que dice “Crear un flujo a partir de un documento en blanco”.

Dentro de este flujo nuevo haremos lo siguiente:

  • Seleccionamos la acción de form
    .
  • Seleccionamos el form del cual queremos obtener los datos.
  • Damos en crear un nuevo paso y filtramos de nuevo con “Form” para encontrar la opción “Obtener detalles de la respuesta”, En id del formulario seleccionamos nuestro formulario y despues en is de las respuestas seleccionamos “Lista de notificaciones”.
  • En este punto usted puede agregar las acciones que requiera o guste, en este caso en particular lo que haremos es enviar la información del formulario al correo de la persona que sera el que responderá a la información solicitada a los clientes.

    Como podemos observar en este caso el correo se lo enviaremos al administrador de este blog y a mi el creador de este post. En el asunto agregamos algo que haga referencia al formulario. Y en el cuerpo escribí los datos del formulario y a aun lado de estos texto relaciones la información que vendrá del formulario y para eso esto se vera en la pestaña flotante al costado derecho.
  • En la siguiente acción agregaremos un correo más a la persona para que sepa que su información sera tomada en cuenta, por los administradores de dicho formulario veamos.

    Como vemos en esta ocasion mandamos el correo, a la dirección que se proporciono en el formulario y mandamos la información del mensaje que tambien fue proporcionado.
  • Despues de esto solo debemos guardar el flujo (Flow).
  • Daremos en probar.
  • Regresamos al formulario en la opción de compartir le daremos en “Cualquiera con el vinculo puede responder”.
  • Tomamos el link y hacemos la prueba.

  • Y en la parte del flow podemos observar que la prueba fue correcta en todas las cciones del flujo.

Un ejemplo más

Existen muchas acciones que podemos agregar les daré un ejemplo más que suele ser muy útil, el cual es Aprobar alguna acción, pero para esto tendremos que tener mas de una cuenta el equipo de trabajo.

Como podemos observar aquí declaramos un “Start an approval”, declaramos nuestro condicional y asi asignamos una cadena de acciones según sea el caso positivo o negativo.

Nos vemos en un próximo post. Hasta pronto amigo lector…

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